各二级学院:

为规范我校学籍档案管理，2015级新生档案整理工作现正式启动，具体要求如下：

一、高度重视学籍档案建档工作

各二级学院应高度重视新生学籍档案建档工作，充分认识学籍档案完整规范对忠实记录学生在校期间表现及对学生就业后建立人事档案的重要意义，按时保量的完成新生学籍档案建档工作。

二、新生学籍档案有关材料说明

（一）档案袋说明：

1、学生姓名：填写学生姓名，少数民族学生请填全名。

2、专业：格式为以下两种：

（1）年级+专业全称，例如：2015级护理学

（2）专业全称（年级），例如：护理学（2015级）

3、就业单位：毕业时再填。

4、学号：该生在校注册的学号。

（二）档案袋内材料说明：

作为新生学籍档案，原则上须有以下7份材料：

1、录取通知书

2、高考录取志愿表

3、高考成绩单

4、高中材料（即：高中毕业生登记表等）

5、团员材料（即：入团志愿书等）

6、学生信息登记卡（此要求已从2010年开始实施）

7、如是学生党员，需高中党建材

（三）其他要求：

所有牵涉到建档的相关内容均用黑色水笔或钢笔填写。请使用楷书书写，字迹清晰工整。材料齐全一项，请在档案袋封面相应表格内标注“1”。部分2015级新生档案以及专升本学生的档案在学生工作部（处）209提取。

三、学籍档案归档时间与交接工作

请各二级学院统一建档，填写《档案交接单》交学生工作部（处），2015级新生档案最晚于2015年10月21日交给学生工作部（处）。交接时需由经办人当场清点档案数量并在《档案交接单》签字确认。

《档案交接单》作为归档材料，自生成之日起与对应专业档案材料一并保存。如学籍档案因学籍变动发生转出转入，需在《档案交接单》记录。

特此通知。

附件：

《上海中医药大学档案交接单》

上海中医药大学学生工作部（处）

2015年9月28日